Vollstreckung

Kurzbeschreibung
Das Modul „Vollstreckung” als integrierter Bestandteil von INFOMA® newsystem® kommunal dient der rationellen Verwaltung von Vollstreckungsvorgängen unabhängig davon, ob ihr Ursprung in newsystem® kommunal selbst, einem vorgelagerten Finanzwesen (z. B. Entsorgungsbetrieb) oder einem manuell zu erfassenden Amtshilfeersuchen liegt.
Die Integration ermöglicht den aktuellen Ausweis aller offenen Forderungen. Die newsystem® - Kassenschnittstelle realisiert die Datenübernahme aus Fremdverfahren.
Durch die Beschreibung des eigenen Vollstreckungsbereichs und seiner Aufteilung auf die Außendienstmitarbeiter wird die automatisierte Zuordnung der Vorgänge ermöglicht. Der aktuelle Katalog der Vollstreckungsbehörden unterstützt das Bearbeiten von Amtshilfeersuchen wesentlich.
Der verwaltungsspezifische Arbeitsablauf wird im Maßnahmenkatalog abgebildet. Dieser gewährleistet die grundlegende Steuerung der Aktenbearbeitung, ohne persönliche Entscheidungen zu beeinträchtigen.
Individuell gestaltbare Dokumentvorlagen werden im diesbezüglichen Verzeichnis geführt und stehen durch direkte Kopplung an eine Maßnahme automatisiert oder durch manuelle Auswahl für den oftmals umfangreichen Schriftverkehr zur Verfügung.
Die Terminüberwachung erstreckt sich u. a. auf eingeleitete Maßnahmen, Schriftverkehr, Notizen, Raten und Niederschlagungen.
Dem Erfordernis einer Maßnahme entsprechend werden Säumniszuschläge, Verzugszinsen, Gebühren und Auslagen berechnet.
Die Basisdaten für die Vergütungsberechnung werden ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand aus den Zahlungen bereitgestellt.
Das Verfahren wird den Anforderungen von Samtgemeinden gerecht.
Spezielle Regelungen einzelner Bundesländer sind berücksichtigt.

Leistungsmerkmale
  • intuitiv bedienbare grafische Oberfläche für den schnellen Zugriff auf die Daten
  • einheitliche und integrierte Datenhaltung von Kassenwesen und Vollstreckung
  • Selbständigkeit und Kassenintegration bei Kommunikation über Datenschnittstellen
  • einheitliche Stammdatenführung für Mandanten, Adressen, Schlüssel und Verfahrenssteuerung
  • Berücksichtigung landesspezifischer gesetzlicher Regelungen
  • hohe Flexibilität durch anwendertypische Verfahrungsseinrichtung
  • Katalog aller Vollstreckungsbehörden einschließlich zugehöriger Orte
  • Strukturierter verwaltungsindividueller Maßnahmenkatalog
  • höchste Aktualität durch Integration in INFOMA® newSystem® kommunal
  • Verwaltung von eigenen Vorgängen, Amtshilfeersuchen Ausgang und Amtshilfe Eingang
  • komplexe teilautomatisierte Aktenbildung garantiert das Schuldnerbezogene Arbeiten
  • umfassende Möglichkeiten der Selektierung und Positionierung im Aktenbestand
  • flexibles Wiedervorlage- und Aktivitätensystem
  • Berechnung von Verzugszinsen, Säumniszuschlägen, Gebühren, Auslagen und Vollstreckungskostenpauschale
  • Ratenzahlungsvereinbarungen
  • Schuldnergemeinschaften und umfangreiche ergänzende Adressangaben
  • individueller und automatisierter Schriftverkehr mit Microsoft® Word einschließlich Archivierung
  • exakte Steuerung des Arbeitsablaufs zwischen Innen- und Außendienst
  • Bericht des Außendienstes
  • Vergütungsberechnung
  • Statistik
  • Onlinehilfe und Anwenderdokumentation

Leistungsumfang
Das Verfahren untergliedert sich in
Grundlagen,
Vorgangsbearbeitung,
Aktenverwaltung,
Vergütungsberechnung und
Statistik.

Grundlagen
Das Vollstreckungsverfahren benötigt für seine umfangreichen Funktionalitäten Grundlagen und Einrichtungen, die in der Regel einmalig angelegt werden bzw. Bestandteil des Verfahrens sind und lediglich durch gesetzliche und strukturelle Änderungen sowie geänderte Arbeitsabläufe einer Anpassung unterliegen.

Verwaltungsspezifische Anforderungen an den Automatisierungsgrad, die Unterstützung bei manueller Erfassung (z. B. Amtshilfeersuchen Eingang) und andere werden durch die flexible Einrichtung umfassend berücksichtigt.

Der eigene Vollstreckungsbereich charakterisiert die territoriale Zuständigkeit der Vollstreckungsbehörde. Seine Bestimmung wird durch einfache Kennzeichnung in der Adressverwaltung – Gruppe Vollstreckungsbehörden – erreicht. Erforderliche Ergänzungen der territorialen Beschreibung sind möglich.

Der Katalog der Vollstreckungsbehörden einschließlich der ihnen zugeordneten postalischen Orte (Postleitzahl und Ort) ist Bestandteil des Verfahrens.

Die Standardzuordnung von Vorgängen zu den Mitarbeitern der Vollstreckungsbehörde erfolgt pro Bearbeiter. Unterschiedlichen arbeitsorganisatorischen, territorialen und personellen Bedingungen wird entsprochen. Die territoriale Gliederung ist in variabler Tiefe bis zur Hausnummer einschließlich Zusatz möglich. Für den Außendienstmitarbeiter bilden Vollstreckungsbezirke, deren Bildung durch Straßenschlüssel unterstützt wird, die Grundlage.

Die weitestgehend automatisierte Steuerung des Arbeitsablaufs - Reihenfolge der Arbeitsschritte und Wechsel der Zuständigkeit zwischen Innen- und Außendienst - wird im Maßnahmenkatalog einschließlich seiner Steuerungsmechanismen festgelegt. Die Gliederungsmöglichkeit in Maßnahmegruppen bietet gute Strukturierungsmöglichkeiten in der Beschreibung der eigenen Vorgehensweise. Individuelle Maßnahmen bieten andererseits gemeinsam mit dem Setzen von Prioritäten einen freizügigen Handlungsspielraum. Innerhalb einer Maßnahme werden einzelne Elemente der Arbeitsaufgabe beschrieben, wie zum Beispiel die Berechnung von Gebühren, Auslagen, Säumniszuschlägen/Verzugszinsen und die Einordnung in das Wiedervorlagesystem.

Die Ablaufsteuerung schafft die Voraussetzungen für das Aktivitätensystem sowie die Weiterleitung der Akte an den Außendienst bzw. die Rückgabe an den Innendienst.

Für das Berechnen von Gebühren und Auslagen der Vollstreckung gelten für die Bundesländer spezifische gesetzliche Regelungen. Diese sind in Gebühren- und Auslagentabellen abgelegt. Feste Beträge, Staffelungen oder prozentuale Anteile am Schuldbetrag bilden die Grundlage für die Gebührenberechnung. Neben Gebühren und Auslagen kann auch die Berechnungsbasis für Vollstreckungskostenpauschalen angegeben werden.

Die Grundlagen für das Berechnen von Säumniszuschlägen/Verzugszinsen auch im Falle der Vollstreckung können vom Anwender des Verfahrens ebenfalls in eigener Zuständigkeit gepflegt werden. Zum Zweck der Information unmittelbar am Bildschirmarbeitsplatz können Gesetze und Vorschriften gespeichert werden.

Um auf Dokumentvorlagen (Microsoft Word) manuell und automatisiert zugreifen zu können, steht ein Dokumentenverzeichnis zur Verfügung. Die Anbindung der Dokumente an eine Maßnahme erfolgt in der Regel über den Maßnahmenkatalog, wobei an eine Maßnahme beliebig viele Dokumentvorlagen gekoppelt sein können. Ebenso kann ein Dokument an beliebig viele Maßnahmen gebunden werden. Optional kann über bestimmte Eigenschaften bei der Verarbeitung entschieden werden, zum Beispiel über die Auswahl nur privatrechtlicher Forderungen.

Integration
Die Integration innerhalb von INFOMA® newsystem® kommunal gewährleistet, dass Kassenaktivitäten jeglicher Art aus dem Kassenwesen von INFOMA® newsystem® kommunal in der Vollstreckung sofort wirksam werden und buchungsrelevante Angaben aus dem Vollstreckungsverfahren dem Kassenwesen direkt übergeben werden. Das Prinzip der Arbeit mit Buchungsblättern wird auch bei der Kommunikation zwischen Vollstreckung und Kasse realisiert.
Data Interface und die Kassenschnittstelle von INFOMA® newsystem® kommunal bieten die Möglichkeit, vollstreckungsrelevante Daten anderer Verfahren auf einfache Art und Weise als Vollstreckungsvorgang zu übernehmen.
Der direkte Datenaustausch zwischen Anwendern von INFOMA® newsystem® kommunal ist gegeben.

Vorgangsbearbeitung
Ein wesentlicher Bestandteil der Vorgangsbearbeitung ist das manuelle Erfassen von Amtshilfeersuchen, die in der Vollstreckungsbehörde eingehen.
Neben den das Ersuchen kennzeichnenden Angaben wie Schuldner, Anschrift und Aktenzeichen des einreichenden Gläubigers können die finanziellen Werte in unterschiedlicher Tiefe erfasst werden, d. h., Einzelbuchungen sind ebenso möglich wie ausschließlich der Gesamtschuldbetrag.
Das Eintragen der erforderlichen Adressangaben wird durch die Auswahl aus der Finanzadressdatei unterstützt.
Individuell eingerichtete auswählbare Forderungsarten mit beispielsweise Standardforderungstexten beschleunigen die Vorgangserfassung.
Änderungen, die sich unter anderem durch den einreichenden Gläubiger ergeben, sind jederzeit möglich. Das Führen der Historie gestattet eine klare Nachweisführung.
Sofern der einreichende Gläubiger das weiterführende Berechnen von Säumniszuschlägen/Verzugszinsen wünscht, kann dies im Rahmen von Maßnahmen erfolgen.
Die Vollstreckungskostenpauschale kann durch Gebührenarten unterstützt erfasst, berechnet oder als prozentuale Einbehaltung vom gezahlten Betrag gekennzeichnet werden.
Der Fall des Wegzugs eines Schuldners aus dem Zuständigkeitsbereich der Vollstreckungsbehörde ist durch die Möglichkeit des Eintragens der ab sofort zuständigen Behörde berücksichtigt.
Die Voraussetzungen für die Überweisung beigetriebener Gebühren an Vollstreckungsgebührengläubiger, z. B. die Rundfunkanstalt des Norddeutschen Rundfunks sind gegeben.
Innerhalb der Vorgangsbearbeitung können im Bedarfsfall auch Einzelforderungen nacherfasst, korrigiert oder storniert werden.

Aktenverwaltung
Im Zusammenhang mit der Integration eines Mahnlaufs der Mahnstufe Vollstreckung stehen die schuldnerrelevanten Daten der Aktenverwaltung zunächst als aktenzeichenlose Vorgänge zur Verfügung. Die Samtgemeindelösung ist auf die Schuldnerbezogenheit ausgerichtet.
 
Die Aktenzeichenbildung kann manuell durch Auswahl oder automatisiert als Stapel erfolgen. Es ist möglich, neue Vorgänge zusammenzufassen oder diese zu einem vorhandenen Aktenzeichen hinzuzufügen, wobei zwischen Vergabe eines neuen oder Beibehaltung des bisherigen Aktenzeichens gewählt werden kann. Die komfortable Einrichtung der Aktenzeichenbildung bietet u. a. die individuelle Gestaltung des Aktenzeichens, die Möglichkeit der sofortigen Zuordnung zum Außendienst, das Ausführen einer Standardmaßnahme, das Berechnen von Mahngebühren oder das Bilden eines Aktenzeichens pro Forderung jeweils abhängig von der Herkunft des Vorgangs. Abweichungen vom eingerichteten Standard lassen sich in der Schuldneradresse hinterlegen.

Die Historie gestattet es, die Zusammenfassung bis zum Ursprung zu verfolgen. Die Zusammenfassung kann bedingt rückgängig gemacht werden.

Die Aktenverwaltung selbst weist umfangreiche Selektions- und Sortiermöglichkeiten auf, die einen schnellen und gezielten Zugriff auf die gewünschte Akte erlauben. Abgeschlossene und ruhende Akten werden nur auf Anforderung angezeigt.

Adressänderungen des Schuldners werden sofort sichtbar. Die Aktualisierung wird vom Bearbeiter vorgenommen. Zu- und Wegzug des Schuldners, durch den veränderte Bearbeitungsmodalitäten entstehen können, sind berücksichtigt.

Das Wiedervorlagesystem orientiert den Bearbeiter auf den jeweils ältesten unerledigten Vorgang. Wiedervorlagen können im Zusammenhang stehen mit der Akte direkt, Maßnahmen, Schriftverkehr, Notizen und Ratenzahlungsvereinbarungen. Sie können manuell oder automatisiert, zum Beispiel bei der Aktenzeichenbildung oder durch Kassenaktivitäten ausgelöst werden. Wiedervorlagegründe bieten die Möglichkeit Prioritäten zu setzen. Das Erledigen oder Verlängern geschieht explizit durch den Bearbeiter oder implizit durch die nächste Maßnahme für die jeweils vorhergehende bzw. durch Kassenaktivitäten, sofern dies im Maßnahmenkatalog ausdrücklich vermerkt ist.

Das Aktivitätensystem ermöglicht es dem Bearbeiter, seine Arbeit täglich und vorausschauend zu planen.

Die Maßnahmen als Bearbeitungsschritte einer Akte werden vom Maßnahmenkatalog vorgegeben. Der Ablauf wird durch Festlegung der nächsten Schritte pro Maßnahme bestimmt. Der Wechsel zwischen den Ablaufgruppen, die zusammengehörige Arbeitsschritte zum Inhalt haben, liegt in der Entscheidung des Bearbeiters. Die Vorgaben aus dem Katalog können durch überschreiben der konkreten Situation angepasst werden. Der Wechsel der Zuständigkeit wird von der ausgewählten Maßnahme veranlasst. Die Berechnung von Gebühren, Auslagen, Säumniszuschlägen und Verzugszinsen sowie der Zugriff auf den zugehörigen Schriftverkehr und Wiedervorlagen sind integriert. Die Möglichkeit, Maßnahmen als Stapel ausführen zu können, erhöht die Effizienz der Bearbeitung von Vollstreckungsvorgängen. (z.B. Amtshilfeersuchen Ausgang)

Einzelmaßnahmen mit Prioritätenfestlegung gestatten die freie individuelle Ablaufgestaltung.

Die Funktionalität Notizen erlaubt dem Bearbeiter Aufzeichnungen in Form von Bemerkungen, die nicht an den Schriftverkehr gebunden sind. Falls erforderlich, können ergänzend sowohl Dokumente als auch Grafiken hinzugefügt werden.

Der Schriftverkehr wird durch das Dokumentenverzeichnis unterstützt. Der Vielschichtigkeit der schriftlichen Kommunikation wird durch Dokumentvorlagen und das Bereitstellen vorgangsrelevanter Angaben Rechnung getragen. Die Ablage unter der jeweiligen Akte sowie die Vergabe von Briefnummern bilden die Grundlage der Ordnungsmäßigkeit.

Musterdokumente erleichtern das Gestalten eigener Dokumentvorlagen.

Im Zusammenhang mit der Adressverwaltung werden pro Schuldner ergänzende Adressangaben geführt. Neben vollstreckungstypischen Informationen können Anschriften für weitere Wohnungen, Arbeitgeber, Drittschuldner, Bevollmächtigte, gesetzliche Vertreter und andere erfasst werden, die in jeder Akte eines Schuldners verfügbar sind.

Schuldnergemeinschaften können erfasst und als Teil oder vollständig in den Schriftverkehr einbezogen werden.

Die Spezifizierung des Saldos einer Akte erfolgt in Form der Forderungsaufstellung. Sie beinhaltet die aktuell offenen Forderungen der Kasse bzw. von Amtshilfeersuchen Eingängen und die in der Vollstreckung berechneten und noch nicht ausgeglichenen Nebenforderungen.

Im Kassenwesen niedergeschlagene und in Vollstreckung befindliche Forderungen werden durch das Wiedervorlagesystem im Vollstreckungsverfahren überwacht. Details der Niederschlagung werden angezeigt.

Der Bericht des Außendienstes kann entsprechend des Bearbeitungsstands gleitend erstellt und aktualisiert werden. Verbindungen zu den beigetriebenen Beiträgen aus der Kassenaktivität und zu den ergänzenden Adressangaben (eidesstattliche Versicherung) unterstützen das Erfassen.

Ergänzend zu Stundungen und Aussetzungen des Kassenwesens können Ratenzahlungsvereinbarungen abgeschlossen werden. Eine hohe Flexibilität wird durch Berechnung des Ratenzahlungsplans oder das Vereinbaren individueller Raten erreicht. Dokumentvorlagen ermöglichen den Abschluss der Ratenzahlungsvereinbarung einschließlich der Zahlungsvereinbarung – beispielsweise Einzugsermächtigung – unmittelbar am Arbeitsplatz.

Eine spezielle Buchungsroutine für Amtshilfeersuchen Eingang füllt entsprechende Buchungsblätter und aktualisiert den Saldo der Akte.

In der Vollstreckung berechnete Nebenforderungen werden im Zusammenhang mit Zahlungen in das Kassenwesen übernommen.

Vergütungsberechnung
Die Grundlagen für die Berechnung der Vergütung des Außendienstes werden mit den Buchungen für Zahlungen gelegt. Jede Zahlung wird entsprechend seiner Akte dem Außendienst zugeordnet und muss somit nur hinsichtlich der Vergütungsfähigkeit bewertet werden. Eine von der Akte abweichende Zuordnung ist möglich. Der eigentlichen Vergütung liegt die Vollstreckungsvergütungsverordnung – VollstrVergV - zugrunde. Die Vergütungszeiträume sind flexibel. Die Berechnung erfolgt jährlich kumulativ.

Statistik
Statistische Auswertungen können u. a. nach Mitarbeitern, Gründen der Erledigung, finanziellen Werten, Bearbeitungsständen und Zeiträumen sowie speziellen Statistikkennzeichen vorgenommen werden. Ein integrierter Designer ermöglicht die individuelle Gestaltung.