Baugenehmigungsverfahren

Kurzbeschreibung
Das Client/Server - Anwendungssystem "Baugenehmigungsverfahren" dient der Bearbeitung fachspezifischer Vorgänge im Verwaltungsbereich Bauamt, von der Antragserfassung über die Bescheiderstellung bis zur Gebührenermittlung. Zur medienbruchfreien Übernahme externer Daten aus Formularen der Verwaltung wird über eine Middleware-Komponente z.B. ProGOV der bundesweit gültige Standard OSCI - XBau implementiert. Die Anträge werden nach verschiedenen Sachgebieten und diese wiederum nach Antragsarten wie z.B. Bauvoranfrage, Bauantrag oder Denkmalschutz unterschieden. Das Verfahren ermöglicht neben allgemeinen Antragsangaben wie Antragsteller, Antragsart, Bauort, Baubeginn z.B. die detaillierte Erfassung der Rohbau- oder Gesamtbaukosten, der beteiligten Personen und Anliegerflurstücke. Zusätzlich kann zu jeder Antragsart ein völlig frei gestaltbares Bildschirm-Formular zur Aufnahme beliebiger Informationen erstellt werden. Zu jeder Akte wird gleichzeitig ein flexibel beschreibbarer Vorgang erstellt, welcher der automatisierten Fristenkontrolle sowie der Weiterleitung an beteiligte Fachämter dient. Durch die Einbindung der Textverarbeitungssysteme Microsoft® Word oder OpenOffice können durch den Nutzer individuelle Formular- und Bescheidvorlagen auf der Basis von Textbausteinen generiert werden. Die Erstellung des Schriftverkehrs erfolgt danach weitgehend automatisch, entsprechend dem Bearbeitungsfortschritt. Als Ergänzung stehen die Module Gebührenermittlung, Baulastenverwaltung und XBau zur Verfügung. Die mandantenfähige Software besitzt eine flexible Nutzer- und Berechtigungsverwaltung, mit der die Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden können. Beim Entwurf des modularen Anwendungssystems wurde großer Wert auf Flexibilität und unkomplizierte Einbindung in bestehende Verwaltungsabläufe gelegt.

Leistungsmerkmale
  • intuitiv bedienbare grafische Oberfläche für den schnellen Zugriff auf die Daten
  • einheitliche Datenhaltung unter den Datenbanksystemen Oracle® und Microsoft® SQL Server, auf PC-Server unter Windows NT/2000/XP
  • mandantenfähig - dadurch Pflege mehrerer vollständig getrennter Datenbestände in einer einzigen Datenbank, jeder Mandant kann mehrere Sachgebiete und Antragsarten enthalten
  • redundanzfreie Datenhaltung
  • flexible Möglichkeiten der Selektierung und Positionierung
  • automatisierte Wiedervorlage einschließlich der Überwachung des Schriftverkehrs und damit sichere Fristenkontrolle
  • Anzeige des chronologischen Bearbeitungsablaufes
  • wahlweise automatisierte Dokumentenerstellung in Abhängigkeit des Bearbeitungsfortschrittes wie z.B. Eingangsbestätigung, Nachforderung fehlender Unterlagen, Baugenehmigung
  • integrierter Berichtsgenerator zur variablen Erstellung von Listen und Statistiken
  • freie Definition wichtiger Felder wie zum Beispiel Aktenzeichen oder Buchungszeichen
  • vollständige Integration in die Vorgangsverwaltung der ämterübergreifenden Informationssysteme der CABS GmbH
  • anwenderfreundliche und unkomplizierte Weiterleitung des elektronischen Vorgangs an beteiligte Fachämter
  • Empfang und Versand von E-Mail direkt in der Anwendung
  • Sichere Archivierung aller Dokumente durch integriertes Dokumentenmanagementsystem
  • Schnittstelle zum Automatisierten Liegenschaftsbuch, Geoinformationssystem, Finanzinformationssystem
  • Übernahme der Daten aus Online-Formularen, XBau - Schnittstelle
  • größere Bürgernähe und Flexibilität durch kürzere Bearbeitungszeiten

Leistungsumfang
Das Basismodul des Verfahrens untergliedert sich in die Antragsverwaltung, die zentralen Stammdatenverwaltung sowie die Verwaltung von anwenderbezogenen Stammdaten für Antragsarten, Sachgebiete, Baubezirke, Gebühren, Dokumente, Textbausteine usw.

Stammdaten
Nähere Informationen zu diesem Modul finden Sie auf der Seite Zentrale Stammdatenverwaltung (Menü).

Antragsverwaltung
Die Antragsverwaltung ist der zentrale Teil des modularen Client/Server - Anwendungssystems "Baugenehmigungsverfahren".
Die Ordnung der Anträge erfolgt nach Sachgebieten und Antragsarten. Damit können inhaltlich verschiedene Vorgänge wie Bauanträge, Verfahren des Denkmal- oder Naturschutzes sowie Baulasten einheitlich verwaltet, aber auch individuell gestaltet werden.
Zur Auswahl des Antrages stehen vielfältige Selektions- und Sortierkriterien zur Verfügung. Die Antragsliste ist sachgebietsübergreifend, d.h., es kann z.B. eine Liste aller Vorgänge eines Ortes, Ortsteiles oder einer Gemarkung erstellt werden mit gleichzeitiger Auswahl nach Namen oder Aktenzeichen.
Für das Aktenzeichen sowie die Gebührenbescheidnummer steht ein flexibles anwenderbezogenes Nummerierungssystem zur Verfügung.
Alle verwendeten Adressen der Antragsverwaltung werden zentral in der Stammdatenverwaltung geführt und sind dadurch innerhalb der angewandten Module eindeutig. Durch die integrierte Historienverwaltung können auch Wohnungs- oder Namenswechsel der Antragsteller in chronologischer Reihenfolge nachvollzogen werden.
Zu jedem Antrag lassen sich neben den Antragstellern beliebig viele beteiligte Personen wie Bezirksschornsteinfegermeister, Planfertiger oder Prüfingenieur zuordnen. Auf Basis der einheitlich verwalteten Adressen können diese ebenfalls als Empfänger von Anschreiben verwendet werden.
Neben den vorgegebenen Bildschirmfenstern mit den jeweiligen Datenfeldern kann der Anwender pro Antragsart ein eigenes Formular mit ergänzenden Informationen wie Text- und Datumsangaben oder Kontrollfeldern frei gestalten. Diese Vorlagen stehen dann allen Nutzern zur gemeinsamen Nutzung zur Verfügung.
Ergänzend zu den antragsspezifischen Angaben wie Vorhabenart, Titel, Bautechnik oder Lage lassen sich Bemerkungen, eigene Dokumente, aber auch Grafiken und eingescannte Schriftstücke zum Aufbau eines umfassenden grafischen Archivs dem Antrag zuordnen.
Umfangreiche Plausibilitätsprüfungen sowohl für einzelne Angaben als auch übergreifend über den gesamten Antrag erhöhen die Sicherheit bei der Eingabe durch den Sachbearbeiter.
 
Zum Erstellen der Dokumente wird das Textverarbeitungssystem Microsoft® Word oder alternativ OpenOffice verwendet. Die Vorlagen werden aus den angelegten Textbausteinen individuell zusammengestellt und dienen als Grundlage für den Schriftverkehr. Auf Basis der Vorlagen werden die Antragsdaten in diese übernommen und im Ordner des zugehörigen Antrages gespeichert. Wahlweise erfolgt die Ablage aktenplanbezogen und revisionssicher im integrierten Dokumentenmanagementsystem. Zusätzlich können mit der Dokumentenerstellung eine oder mehrere Wiedervorlagen zu diesem Vorgang aktiviert werden. Dabei ist es unerheblich, ob der Empfänger der Wiedervorlage die Software "Baugenehmigungsverfahren" nutzt oder ein anderes Programm der ämterübergreifenden Informationssysteme wie z.B. die "Automatisierte Liegenschaftsverwaltung". Für alle Verbindungen zum Flurstück wird ebenfalls das CABS-Client/Server-Anwendungssystem "Automatisierte Liegenschaftsverwaltung" verwendet.
Hierdurch ist eine eindeutige und strukturierte Verwaltung aller im Baugenehmigungsverfahren verwendeten Flurstücke gewährleistet. Damit kann bei Übernahme der Daten vom Katasteramt der Grundbuchstand zum Zeitpunkt der letzten Datenübernahme direkt abgerufen werden. Mit dem Einsatz weiterer CABS-Katasteranwendungen, wie z.B. das CABS-Denkmalkataster oder das CABS-Immissionskataster, können auf Basis des Flurstücks weitere fachamtsübergreifende Informationen im Baugenehmigungsverfahren dargestellt werden.
Über die integrierte Schnittstelle zum Geoinformationssystem ist neben der direkten Anzeige des Antragsflurstückes z.B. die schnelle Ermittlung der betroffenen Nachbarflurstücke möglich.

Gebührenberechnung
Dieses Modul dient der Berechnung von Gebührenbescheiden. Es ist integriert in die Antragsverwaltung und führt vom Antrag direkt in die entsprechenden Menüs. Für das Buchungszeichen wird anwenderbezogen in den Stammdaten eine Nummernstruktur definiert und bei der Erfassung des Gebührenbescheides automatisch generiert.
Außer dem Buchungszeichen und einem Buchungsgrund werden die einzelnen Buchungspositionen für Gebühren, Zu- bzw. Abschlägen bei der Erfassung aus den Stammdaten ausgewählt. Dort können sowohl Maximal/-Minimalwert und ein Berechnungswert, als auch ein Berechnungskennzeichen hinterlegt werden. Damit lässt sich unter anderem eine Gebührenermittlung in Bezug auf die Bauwerks- oder Gebäudekosten, aber auch auf vorangegangene Positionen für Ermäßigungen oder Zuschläge darstellen. Ergänzend können sowohl auf die Ausgangswerte als auch auf die berechneten Beträge frei festlegbare Rundungsregeln angewendet werden.
Die Gebühr wird auf der Basis dieser Angaben automatisch errechnet, kann aber überschrieben werden.
Je nach Gegebenheit kann der Gebührenbescheid sofort oder später gedruckt werden. Die Druckvorlage kann dabei völlig frei durch den Anwender festgelegt werden. Je nach Anforderung können dabei pro Antragsart ein oder mehrere Vorlagen zur Anwendung kommen.
Nach der Berechnung der zu zahlenden Gebühr und der Freigabe durch den Sachbearbeiter kann dieser Betrag auch direkt an ein angeschlossenes Haushalt-Kassen-Rechnungswesen übermittelt werden.

Baulastenverwaltung
Für die Baulast führenden Stellen dient dieses Modul zur Verwaltung der Belastungen wie z.B. Wegerecht, Abstandsflächen, Mitbenutzung Kläranlage, Vereinigungsbaulast usw. Für schnelle Suchfunktionen nach bestimmten Einträgen dienen die Baulastenblattnummer, die Belastungsart, das Flurstückskennzeichen sowie Baulastübernehmer und Begünstigter als Filterkriterium. Erfasst werden die Angaben zu dienenden Flurstücken mit den dazugehörigen Baulastübernehmern sowie den herrschenden Flurstücken mit den Begünstigten. Für Vereinigungsbaulasten können auf einem Baulastenblatt mit einer fortlaufenden Nummerierung unbegrenzt weitere Belastungen mit unterschiedlichen Begünstigten und Flurstücken eingetragen werden. Zusätzlich sind Angaben sowohl zum Datum des Antrages als auch der Rechtskraft, zur verantwortlichen Behörde und Notizen möglich. Der Druck des Baulastenblattes erfolgt auf Basis der verwaltungsspezifischen amtlichen Vorlage und kann durch die eingebundene Textverarbeitung Microsoft Word oder OpenOffice erfolgen. Weiterer Schriftverkehr wird über die Antragsverwaltung des Baugenehmigungsverfahrens ausgeführt und nutzt dabei die zentrale Dokumenten- und Textbausteinverwaltung. Sobald ein Flurstück mit bestehender Baulast einer Bauakte zugeordnet wird, werden die Baulastangaben als Informations-Feld angezeigt ohne dabei zusätzlich in die Baulastenverwaltung verzweigen zu müssen.

Gutachterausschuss - Kaufpreissammlung
Eng im Zusammenhang mit Informationen, die in der Baugenehmigungsbehörde relevant sind, steht die Arbeit der Gutachterausschüsse. Sowohl für Kaufpreisauskünfte nach § 193 BauGB als auch für die Ermittlung von Bodenrichtwerten und Erstellung der Grundstücksmarktberichte werden Informationen gesammelt, die zum Teil bereits im Baugenehmigungsverfahren erfasst sind.
Deshalb wurde das CABS- Baugenehmigungsverfahren um das Modul „Kaufpreisinformationssystem“ erweitert. Datenbasis ist die vom Gutachterausschuss geführte Kaufpreissammlung, in der alle gemäß Wertermittlungsverordnung (WertV) für die Ermittlung der Verkehrswerte von Grundstücken erforderlichen Daten erfasst werden.
Hierbei sind die Flurstücksinformationen des BGV wichtiger Bestandteil, z.B. wertbeeinflussende Rechte und Belastungen wie Dienstbarkeiten, Nutzungsrechte und Baulasten.
Integrierte Dokumentenverwaltung, Berechnungsverfahren, umfangreiche statistische Auswertungsmöglichkeiten und die Anzeige von Plänen und Karten über eine GIS-Schnittstelle bilden die weiteren Leistungsbausteine des Kaufpreisinformationssystems. Dadurch werden gestandene Erfahrung und Praxisbezug in der Baugenehmigungsbehörde und im Gutachterausschuss mit den Vorzügen moderner Software-Architektur vereint.
Die Sammlung der Grundstücksinformationen erfolgt in 5 Grundstücksgruppen. Schlüsselfelder ermöglichen eine zeitsparende und rationelle Erfassung. Vielfältige Suchfunktionen und eine übersichtliche Oberfläche sind Voraussetzung für schnelle Einarbeitung und Effizienz. Berechtigungsmanagement und Datenbankhintergrund schaffen höchste Datensicherheit.